过去，小企业主被迫从他们的电话供应商处租用或购买固定电话，才能使用正常的电话线。对于希望在定价、功能和灵活性方面有更多选择的企业来说，这是一个昂贵且有限制的选择。使用虚拟电话系统，情况就不再如此。
虚拟电话系统是改善业务的一种经济实惠的方式，它可以提供许多好处，例如提高生产力、节省成本和增强客户服务。本文将讨论什么是虚拟电话系统，以及企业应该投资虚拟电话系统的一些主要原因。
什么是虚拟电话系统？
虚拟电话系统是一种基于云的商务电话服务，可在 Internet 上运行。它通过您的路由器连接，不依赖于传统的固定电话服务。呼叫通过 VoIP 传输，VoIP 是一种用于提供语音通信的互联网协议。这使您可以在没有固定电话或本地电话服务的情况下拨打和接听电话。
此外，它能够在任何有互联网连接的地方提供虚拟电话服务。这意味着您的企业可以拥有多个几乎遍布全球的分机。借助软电话应用程序，可以为所有类型的互联网连接设备（如台式机、笔记本电脑、平板电脑和智能手机）上的商务电话设置虚拟电话系统。
虚拟电话系统如何工作？
虚拟电话系统通过使用VoIP（互联网协议语音）将您的电话系统与外界连接起来。VoIP 是一种通过互联网连接传输的低成本、高质量语音通信协议。VoIP 通过 IP 网络将模拟信号作为数字数据包发送。由于这些数据包以数字方式而非模拟方式传输，因此它们为常规电话服务提供了多项优势。例如，由于 VoIP 通过互联网传送电话，它使公司能够拨打国际电话而无需增加成本或每月支付大笔账单。VoIP 服务还提供比传统电话线更好的语音压缩和纠错功能，从而使通话更加清晰。
使用虚拟电话系统的优势
每个小企业都应该考虑使用虚拟电话服务而不是传统的硬件电话，原因有很多。一些最大的好处包括：
易于上手
虚拟电话服务易于注册并且可以快速设置，这意味着您无需等待数天或数周即可让您的商务电话系统全面运行。无需学习复杂的技术知识，与当今大多数基于在线的平台一样，所使用的界面直观且用户友好。
当您接到呼入电话时，电话系统将查看您的帐户信息以确定应将电话转接至何处。然后它将其转发到与您的业务相关的虚拟号码或手机。
拨出电话同样简单。您可以使用计算机或移动设备上的应用程序拨出电话。只需拨打号码，接听电话或使用耳机进行免提通话即可。
节省成本
企业转向虚拟电话服务的主要原因之一是它们的成本远低于传统的硬件电话。由于虚拟电话可在您现有的互联网连接上工作，因此拨打商务电话更加经济实惠。
虚拟电话系统服务根据您的业务需求和预算提供不同的计划；您可以根据自己的情况选择最佳计划。可以设置虚拟系统以非常低的成本提供免费电话号码或本地虚荣号码。
此外，您可能会发现与购买硬件电话相关的隐藏成本，例如安装费、每月设备租赁费或服务费。虚拟电话系统没有安装成本，硬件是可选的，例如，如果您想投资 IP 电话。
在任何地点工作
远程工作不再是特权，而是许多企业的必需品；使用这种类型的业务系统意味着我们不再被固定在桌面电话上。
虚拟电话提供了在任何有互联网的地方都可以携带和使用的便利，这消除了当您不在办公室或远程工作时无法接听电话的问题。这使得配备远程工作人员或远程办公人员的组织能够提供一致的覆盖范围，即使员工在家工作也是如此。由于虚拟电话可以在网络上运行，因此可以通过移动应用程序访问它们，这样即使您不在计算机、办公室电话旁或工作时间以外，也可以处理业务事务。
这也使得从比以前更广泛的人才库中雇用工人变得更加容易，因为他们不再需要位于特定的物理位置以成为您团队的一部分。
摆脱硬件束缚
企业在购买和维护硬件电话时遇到的一个问题是它们很快就会过时。您无需担心这一点，因为虚拟电话系统在线，并且可以通过软件更新进行修改，而不必每次技术进步时都购买新设备。云技术使您能够通过添加更多用户、更改分机等方式即时升级或修改您的商务电话系统。
与大多数设备兼容
随着 BYOD（自带设备）的兴起，员工使用自己的智能手机、平板电脑和笔记本电脑来完成工作，任何商务电话系统都必须与大多数设备兼容。虚拟电话适用于所有类型的设备，包括 PC、Mac、Android、iPhone 等。
提高企业生产力
由于虚拟电话系统比旧的商务电话更有效，因此可以简化通信并提高工作效率。所提供的高级功能可以改善您开展业务的方式。
例如，许多提供商提供不同的呼叫路由功能，允许将来电呼叫转移到任何可能的位置，无论是现有的固定电话号码还是手机。这使您的团队可以回答客户的问题，而不管他们身在何处。
此外，有了基于云的电话系统，不再需要复杂的集成过程，因为您的所有通信工具都可以在一个屋檐下无缝协同工作。
改善团队协作
虚拟电话服务具有多种应用程序，例如会议功能，这使团队可以更轻松地从不同位置相互协作。许多虚拟电话应用程序都包含视频会议、屏幕共享和即时消息。
这些功能对于需要全天频繁沟通的地理位置分散的团队特别有用。例如，这些工具可以更轻松地为您的销售部门主持电话会议或为您的团队成员远程举办培训课程。
您的企业将显得更加专业
对于新创业公司或创业者来说，在推销投资者或客户时并不总是很容易被认真对待。专业的电话系统可以为您的公司提供所需的动力，让您迈出正确的一步。事实上，设计良好的商务电话系统将为您的公司提供与行业中更大的竞争对手竞争的信誉。您的企业将显得更加专业和稳固，为新的商业机会打开大门——无论您的公司规模如何。随着您的不断发展，您的业务通信系统可以轻松扩展以适应您组织不断变化的需求。
虚拟电话系统提供灵活性
如果非要用一个词来概括虚拟电话系统的好处，那一定是“灵活性”。正如我们已经讨论过的，它们消除了对物理工作地点的需求，可以带到任何有互联网连接的地方。对于使用多种设备进行业务通信的员工，它允许他们使用相同的业务电话号码从手机无缝切换到笔记本电脑或任何其他设备。
此外，由于虚拟电话系统是基于网络的，因此可以使用多种特性和功能对其进行定制。这使您的组织能够构建解决方案来满足您可能拥有的任何业务需求。
虚拟电话系统提供诸如呼叫转移、交互式语音响应（IVR——当呼叫者到达系统中的特定点时播放录制的消息）、自动总机、通话录音、通话分析、电话会议等服务。总体而言，虚拟电话服务灵活且可定制，可以处理您的所有商务电话。
如何选择最佳的虚拟商务电话系统
有这么多选择，很难确定哪种虚拟电话系统最适合您的业务。这些是您在做出此决定时应考虑的一些注意事项。
包括哪些功能？
虚拟电话服务提供商的一大优点是，他们为所有类型的企业提供范围广泛的工具、特性和功能。也就是说，并不是每个人都需要立即获得完整的功能集，这就是为什么在提交解决方案之前准确了解您所获得的内容很重要。
例如，许多供应商允许他们的客户从免费或低价套餐开始，这样您就可以在不花大钱的情况下测试您的新业务通信系统。从那里开始，如果您发现自己随着时间的推移使用了一些更高级的功能，公司通常会以最低的成本提供小的升级，因此您无需预先支付必要的费用。
一流的客户支持
您不想冒险使用无法为您的业务提供卓越客户支持的虚拟电话系统。这是一些供应商失败而其他供应商真正大放异彩的领域。由于这些系统的特性和功能因供应商而异，因此并非所有解决方案都是一样的。
值得庆幸的是，那些提供优质服务的公司通常会通过评论或口口相传让自己为人所知，因为随着时间的推移，拥有优质产品和一流客户服务的公司总会吸引更多客户。
扩展能力
除了允许您快速添加新员工外，最好的供应商还可以让您在业务需求发生变化时同样快速地缩减规模。在一年中的繁忙时间（例如纳税季节或返校时间）扩大规模时，您应该能够立即添加用户。当不再需要它们时，您应该能够轻松地降级您的计划并从系统中删除不需要的号码。
成本是多少？
与任何业务费用一样，找到最佳价值始终是重中之重。考虑到这一点，总会有公司以低于竞争对手的价格销售虚拟电话，但如果仔细观察，您会经常发现隐藏的费用或限制，这些费用或限制会大大降低系统的整体功能。
我们的建议？不要为了省钱而牺牲您的业务通信系统必须提供的一切。
传统 PBX 与虚拟电话系统
传统的 PBX（专用小交换机）电话系统虽然仍然是许多组织电话系统不可或缺的一部分，但正在变得过时。虽然一些公司可能选择不升级他们的 PBX 电话系统，特别是如果他们在 PBX 电话系统上有相当大的投资，但其他公司决定转而采用基于云的路线。
使用虚拟 PBX 电话系统，可以获得优于传统 PBX 的许多好处。其一，对于传统的 PBX 电话系统，更改通常需要技术人员出来进行物理配置。但是对于虚拟电话系统，更改是使用软件更新进行的。此外，如果传统 PBX 电话系统的软件或硬件出现问题，那么，就找人为您修复问题而言，您几乎只能任由他们摆布。他们可能需要很长时间才能派人解决问题，同时企业通常必须想出周密的解决方法。
此外，传统的 PBX 电话系统通常需要大量的硬件、软件前期投资，甚至还需要支付技术人员来进行设置。基于云的解决方案成本要低得多，您唯一需要开始的是一台连接到互联网的设备，通过它可以拨打和接听电话。
使用传统的 PBX 电话系统，无法确切知道您每月的账单是多少，而一些供应商声称他们有固定费率定价；这没有考虑您可能在系统上使用的功能。无论您使用什么功能，托管 VoIP 解决方案的每月费用几乎总是固定的。
